Как хранить бухгалтерские документы

Хранение бухгалтерской документации вызывает много вопросов. Поскольку документы это важные, специалисты разъясняют, как правильно их хранить и когда можно уничтожить.

Можно ли хранить документы в электронном виде?

Можно. Бухгалтерское и налоговое законодательство допускает такое хранение. Обратите внимание: в электронных документах непременно должна стоять электронная подпись. Если проверяющие инстанции или контрагент запросят документы, которые у вас есть только в электронном виде, надо будет распечатать их и заверить подписью и печатью. Поэтому на сегодняшний день перейти на электронный документооборот окончательно невозможно.

Где хранить первичные документы?

Для этого должны быть оборудованы специальные помещения, установлены сейфы, шкафы. Росархив 6 февраля 2002 года одобрил Правила, в которых описано, как устроить хранилище. Не все перечисленные в них требования обязательны для исполнения. Имеет значение, какие именно документы вы храните.

Документ	Как хранить
Бланк строгой отчетности	Сейф, металлический шкаф, специальное помещение.
Кассовый ордер, авансовый отчет, выписки банка и документы, имеющие к ним отношение	Подшивать в хронологическом порядке.
Счет-фактура	Регистрируются по мере поступления в журнале учета в хронологическом порядке. Эти журналы надо хранить не менее четырех лет с даты последней записи.
Бумага с грифом «коммерческая тайна»	Сейф
Прочие документы	Хранятся в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. За сохранность ответственны люди, назначенные главным бухгалтером.

Как долго нужно хранить документы?

Документ	Срок хранения
Первичные документы, бухгалтерские регистры, отчетность	не менее пяти лет
документы, которые подтверждают убыток в налоговом учете	Все время, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. С даты, когда он будет погашен целиком, эти документы хранятся еще четыре года.
БСО	Хранятся в опечатанных мешках не менее пяти лет. По истечении срока (не раньше, чем через месяц со дня последней инвентаризации) копии использованных бланков, подтверждающих суммы принятых наличных, уничтожают на основании акта о списании.

Как рассчитать срок хранения документов?

Отсчет начинают с 1 января года, который следует за годом составления этих документов. У книг покупок и продаж срок хранения начинает отсчет со дня последней сделанной записи. Документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемого имущества, начинают хранить с момента, когда прекратилось начисление амортизацию. Кстати, сроки хранения типовых иархивных документов установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.