Как стать идеальным секретарем

Вакансия секретаря сегодня одна из самых востребованных. Конкурс на нее может достигать 20 человек на место! Правда, профессию эту рассматривают в качестве временной занятости. Да и качество кандидатов оставляет желать лучшего: часто их умения ограничиваются слабым знанием компьютера и умением варить кофе. В то время как на Западе секретарь - престижная и хорошо оплачиваемая профессия. Как же стать идеальным секретарем?

Любопытно, что слово секретарь образовано от выражения «хранитель секретов». Официально закрепили этот термин при Петре I в 1720 году. В те времена статус секретарей был очень высок. Лет 10 назад секретарей стали называть «офис-менеджерами». Однако смешивать эти понятия нельзя.

Что за птица – секретарь?

Секретарь – это технический исполнитель. Круг его обязанностей зависит от сферы деятельности компании и ее размеров. Как правило, он очень широк: делопроизводство, кадровое делопроизводство, ведение архива. В основные обязанности секретаря входит:

• документирование деятельности аппарата управления
• обработка входящей корреспонденции и подготовка исходящей корреспонденции
• регистрация, контроль и систематизация документов
• подготовка документов к передаче на архивное хранение
• ксерокопирование материалов и документов, отправление и прием факсов, набор текста документов на компьютере
• организация приема посетителей
• подготовка переговоров и совещаний
• подготовка командировок руководителя и планирование рабочего дня

Работодатели хотели бы видеть на этой должности исполнительных, аккуратных, пунктуальных, внимательных, ответственных людей с высокой скоростью печати, обладающих организаторскими способностями, умеющих работать с оргтехникой и компьютером. Поскольку секретарь – лицо фирмы, у него должна быть презентабельная внешность и грамотная речь.

Офисный хранитель

Офис-менеджер – это организатор. Он координирует и контролирует вопросы внутренней среды жизнедеятельности организации. Его обязанности шире, чем у секретаря:

• курирование работы всего офиса
• координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.)
• ведение деловой корреспонденции
• распределение звонков
• встреча посетителей
• административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса
• работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С
• списание материалов
• ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов
• ведение офисных расходов, документооборота оплат
• организация праздников и других корпоративных мероприятий
• обеспечение чистоты и порядка в офисе

Иногда офис-менеджер занимается наймом персонала, выполняет представительские функции. В зависимости от возлагаемых обязанностей, варьируются и требования к этим специалистам. Например, помимо знания основ делопроизводства может потребоваться специальное образование, например, юридическое или медицинское, в зависимости от сферы деятельности компании.

Необходимые для секретаря качества – вежливость, корректность, доброжелательность. Он должен быть деликатным, предупредительным с посетителями и сотрудниками, – все это залог успешной работы секретаря.

Не менее важно знание делового этикета. Секретарь должен соблюдать десятки правил, касающихся знакомства с клиентами, ведения телефонных разговоров, сопровождения руководителя, присутствия на переговорах. Хороший секретарь должен уметь делать соответствующий ситуации макияж, а также одеваться и носить вещи. Основная часть работы секретаря связана с общением, поэтому ему совершенно необходимо развивать коммуникативные навыки.