Офисы переезжают в интернет

Мир стал мобильнее - и бизнес вместе с ним. Необходимость иметь стационарный офис слабеет с каждым днем. Теперь вести дела можно из любой точки мира, оставаясь при этом на связи с коллегами и имея доступ к корпоративным документам. Привычное рабочее место с «личным» столом, креслом и компьютером становится атавизмом.

Понятие «рабочее место» пришло к нам из времен промышленной революции – когда станки были важнее людей. Каждый день рабочий приходил и делал то, что можно было делать только в этом цеху и только на этом станке.

С появлением компьютеров тот же метод организации труда распространился и на офисных работников: у каждого свой станок-компьютер со своим набором инструментов-программ. Когда сотрудник уходил, на его рабочее место приходил другой. Если нужно что-то обсудить, за одним компьютером собираются несколько человек. Фрилансер в этой системе играл роль «кустаря-одиночки с мотором». Вся разница заключалась в том, что его станок стоял дома. Ситуация стала меняться с появлением локальных сетей, а затем интернета. Вдруг оказалось, что рабочие файлы удобнее хранить не на отдельных компьютерах, а на общем сервере. Более того, при желании можно обеспечить доступ к ним из любой точки земного шара. Однако такое желание возникало редко. Основным методом совместной работы до сих пор является «корпоративный пинг-понг»: пересылка туда-обратно файлов по электронной почте.

Приезжаешь на пляж, а там – станки. Привычные офисные пакеты – Microsoft Office или его аналоги – не рассчитаны на работу с файлами, лежащими в интернете: их нужно вначале скачать с сервера или из почты, проще принести с собой на флешке. Продолжая метафору с рабочим на заводе, похоже на ситуацию, когда станки стоят везде, а заготовку для детали, которую вытачиваешь, приходится таскать с собой: здесь поточил, там поточил, передал товарищу.

Прорыв произошел в 2007 году, когда Google объединил недавно купленный им сервис Writely с уже разработанным к тому времени Spreadsheets и объявил о создании Google Docs – первого полноценного универсального офисного пакета, целиком работающего из браузера. Фактически с этого момента начался процесс постепенной замены прикладных программ онлайн-сервисами, который набирает все большие обороты по мере распространения беспроводного доступа в интернет и ультрамобильных компьютеров. Ценность Google Docs – в объединении в одном проекте нескольких очень важных свойств.

Во-первых, это адекватная замена традиционным офисным программам: в нем можно редактировать текстовые документы, электронные таблицы и презентации в привычном интерфейсе, похожем на Microsoft Office 1997–2003. Естественно, в нем можно работать с документами всех стандартных форматов.

Во-вторых, все документы хранятся там же, где и обрабатываются, – то есть на серверах Google. Не надо ничего скачивать, тем более носить с собой. Каждому пользователю предоставляется 1 Гб бесплатно, и можно докупить место при необходимости. Есть некоторые ограничения на размер документов (например, 512 тыс. знаков для текстов или 400 тыс. ячеек для таблиц), но они отстоят очень далеко от большинства реальных задач.

В-третьих, Google Docs – прекрасный инструмент для совместной работы. Для каждого документа можно установить отдельные права доступа на чтение и редактирование, есть история изменений, а в Spreadsheets – еще и уведомления в почту об изменениях и возможность обсуждения с коллегами в окне чата.

Вдогонку за поездом. Microsoft с самого начала не везло с интернетом. Вначале бесконечные суды из-за встроенного в операционную систему Windows браузера Internet Explorer, которые в США чуть не привели к разделению компании на две, а в Европе закончились тем, что компанию обязали давать пользователям возможность выбора браузера при установке системы. Потом последовательный провал поисковика MSN и мессенджера MSN Messenger, не выдержавших конкуренции с Google. Поразительно, но факт: компании, сделавшей состояние на «торговле воздухом», хуже всего удается именно разработка бесплатных сервисов.

Но ни Билл Гейтс, ни сменивший его Стив Балмер никогда не стали бы теми, кто они есть, если бы позволяли себе игнорировать очевидные вещи. Поэтому второй крупнейший набор веб-приложений, сочетающих три основных необходимых свойства, принадлежит компании Microsoft и называется Office Web Apps. Он состоит из четырех сервисов – аналогов программ Word, Excel, Power Point и One Note со всеми достоинствами и недостатками интерфейса Office 2007–2010. Сервис для хранения файлов называется SkyDrive, и все это вместе является частью портала Windows Live, являющегося развитием портала MSN и сохранившего часть его функций. Навигация по этому порталу такая же путаная, как предыдущее предложение, а для регистрации требуется заполнить длинную анкету.

Тем не менее, это бесплатно и значительно превосходит Google по объему места на сервере – SkyDrive предлагает 25 Гб. Конечно, значительно уступает ему по удобству работы. Достаточно упомянуть только один факт: у текстовых документов отсутствует автоматическое сохранение, и если вы нечаянно перейдете на другую страницу, не разобравшись в интерфейсе, то потеряете все результаты своей работы.

Не только офис. Подготовкой текстов, таблиц и презентаций деятельность современного офисного работника не ограничивается (хотя в значительной степени из этого и состоит). Но другой важный элемент Microsoft Office – программа Outlook (почта и календарь) – уже давно и безнадежно вытесняется аналогичными онлайн-сервисами, прежде всего, конечно, от Google. На примере этих функций хорошо видно, как независимость от места и конфигурации компьютера, хранение данных на сервере и возможность совместной работы (для календаря) являются необходимыми и достаточными условиями для того, чтобы прикладные приложения полностью «ушли в онлайн».

Другая быстро развивающаяся категория онлайн-сервисов – редактирование изображений. У старого доброго Adobe Photoshop в последние годы образовался целый ряд серьезных конкурентов – Picnik, SumoPaint, Splashup, и наиболее продвинутый из них – Pixlr. Разумеется, компания Adobe не остается в стороне, и Photoshop Online тоже есть.

Фактически 90% работы, для которой обычно используются компьютеры, уже можно делать в онлайне и через браузер. Даже для простого хранения файлов существуют специальные сервисы типа DivShare с возможностью воспроизведения музыки и видео. Фото- и видеохостинги стали настолько привычным делом, что трудно поверить, ведь еще недавно мы хранили фотографии на домашних компьютерах и приглашали друзей в гости, чтобы их показать. Подобным же образом можно поступать и с документами – российский портал DocMe позволяет публиковать и просматривать документы в любых форматах (но не редактировать их).

Опять станки. Самые тяжелые, профессиональные приложения сдаются последними. Но и для них переход в онлайн – неизбежность, скорее вынужденная, чем желанная. Под давлением глобализации и диверсификации ресурсов появляются браузерные системы для управления деятельностью компаний и взаимодействия с клиентами – ERP и СRM. В частности, подобные системы разрабатывает компания Acumatica, естественно, платные.

В России «узким местом» для внедрения новых компьютерных технологий обычно является бухгалтерия – бухгалтерские программы известны своей консервативностью. Однако всеобщее движение в онлайн затронуло и их – примером служит «электронный бухгалтер ”Эльба“» от компании Е-kontur.

Замена прикладных приложений онлайн-сервисами – это не просто замена одних программ на другие: меняется сам принцип взаимоотношений между компаниями-разработчиками и пользователями. Компании больше не продают продукты-программы – они предоставляют услуги. И не обязательно бесплатно. Для них бизнес-модель SaaS (Software as a Service) раз и навсегда закрывает вопрос с лицензированием и пиратством: услугу украсть невозможно.

А для пользователей это означает возможность забыть про приобретение, установку и отладку программного обеспечения. Кроме того, становится невозможной ситуация, когда внезапно сломавшийся или, скажем, изъятый в ходе проверки компьютер может парализовать работу компании. Да и изымать компьютеры больше нет смысла: все равно все данные – на серверах, а пароли – в голове. А главное, это означает возможность работать где угодно: дома, в гостях, в интернет-кафе, лежа на пляже с планшетом... Прощай, офисное рабство!

Мойте руки перед едой. Преимущества онлайн-сервисов перед стационарными программами очевидны, но опытная мышь, видя бесплатный сыр, всегда ищет мышеловку, а если ее нет – строит ее сама, чтобы не разрушать свою картину мира. Слабой стороной веб-приложений являются сами пользователи – точнее, необходимость обеспечивать безопасность их информации

Существует несколько основных правил интернет-безопасности, и почти все они касаются работы с паролями

• не используйте в качестве пароля свое имя, фамилию, дату рождения и т.п. Лучше использовать бессмысленный набор знаков и придумать к нему мнемоническое правило;
• не используйте один и тот же пароль на многих сайтах. Самые ценные пароли (например, от электронной почты) не используйте больше ­нигде;
• время от времени (2–3 раза в год) меняйте пароли;
• не ходите по подозрительным ссылкам.

Разумеется, существуют и онлайн-сервисы для хранения паролей. Самый известный и удобный – Clipperz.com. Кстати, у вас в ответе на контрольный вопрос для восстановления пароля случайно не указана настоящая девичья фамилия матери?