Практикум для Секретаря: делопроизводство и деловые коммуникации: Семинар

В программе

«Делопроизводство» — первый день

с 10.00 до 17.00

Автор: Лактюхина Елена, руководитель кадровой службы ЗАО «ГЕДЕОН РИХТЕР-РУС», преподаватель-практик, имеющий опыт организации работы секретариата с нуля, а также опыт внедрения электронного документооборота в компании

Цели:

• Познакомиться с нормативной базой ДОУ;
• Выработать план действий при составлении и внедрении инструкции по ДОУ;
• Научиться оформлять организационно-распорядительные документы;
• Определить пути прохождения документов (входящих, исходящих, внутренних);
• Рассмотреть методы организации контроля исполнения документов;
• Разобрать основные требования к формированию и оперативному хранению дел;
• Определить этапы составления номенклатуры дел организации;
• Определить порядок приёма-передачи дел на архивное хранение.

В программе:

1. Задачи и функции секретаря компании. (Знакомство с участниками и их ожиданиями от семинара).
2. Разновидности документов. Организационно-распорядительная документация.
3. Нормативная база ДОУ. Перечень основных регулирующих документов.
4. Правила оформления организационно-распорядительных документов. ГОСТ Р 6.30-2003.
5. Практикум по оформлению организационно-распорядительных документов.
6. Организация документооборота. Обработка входящих, исходящих, внутренних документов.
7. Контроль исполнения документов.
8. Формирование и оперативное хранение дел.
9. Составление номенклатуры дел организации. Определение сроков хранения документов.
10. Порядок передачи дел на архивное хранение. Составление сдаточных описей дел.
11. Тестовый контроль.
12. Ответы на вопросы.

«Деловые коммуникации» — второй день

с 09.00 до 16.00

Автор: Денисова Ирина Викторовна, бизнес-тренер STAR Personnel Ltd., имеет 14-летний опыт проведения семинаров и тренингов по темам бизнес-этикет, продажи, корпоративная культура, деловые коммуникации, телефонные переговоры, работа с клиентами, работа офис-менеджера, личного помощника, секретаря. Она является постоянным автором журналов «Генеральный директор», «Справочник секретаря и офис-менеджера» и др., периодически принимает участие в ТВ-передачах в качестве эксперта по деловой культуре.

Цели:

Получить:

• представление о позиционировании РА на современном рынке
• информацию об особенностях подготовки деловых встреч, конферентных мероприятий и современном бизнес-этикете
• инструменты оптимального делового взаимодействия с руководителем.

Освоить принципы управления временем (самоменеджмент и планирование рабочего дня руководителя).

Усовершенствовать коммуникативные навыки с персонами разного уровня.

Повысить стрессоустойчивость (профилактика профессионального выгорания).

В программе:

Позиционирование современного секретаря

• Имидж, репутация современного секретаря
• Профессионально-личностные компетенции, функции, роли.
• Этический кодекс современного секретаря.
• Особые компетенции: лояльность и соблюдение конфиденциальности.
• Корпоративный дресс-код.
• Невербальные компоненты общения.
• «Ужасы» ошибок в этике и этикете.
• Кодекс взаимодействия.

Офисный этикет, протокол

• Горизонтальные и вертикальные коммуникации
• Субординация, лояльность.
• Правила бизнес-этикета. Приветствие, знакомство, представление.
• Организация деловых встреч (планирование, согласование, подготовка помещения и др.).
• Правила угощения кофе и чаем во время переговоров.
• Прием посетителей и деловой этикет.
• Расположение в приемной, гардероб и др.
• Общение: приветствие, «маленькая беседа», завершение контакта.
• Офисное гостеприимство: угощение, другие предложения.
• Препровождение к руководителю.

Деловое общение секретаря ? Речевой этикет.

• Комплименты.
• Правила поведения женщин и мужчин на работе.
• Типы собеседников.
• Взаимодействие с «трудными» коллегами.
• Информационный обмен с руководителем и сотрудниками.
• Восприятие информации и поручений от руководителя.
• Барьеры восприятия.
• Передача информации.
• Подтверждение, обратная связь.

Навыки профессионального телефонного поведения.

• Современный телефонный этикет.
• Корпоративные стандарты телефонного общения. Входящие и исходящие звонки.
• Позитивные речевые клише. Запрещенные речевые приемы.
• Особенности телефонного общения.
• Презентация по телефону как имиджеобразующая информация о компании.
• Экспресс-диагностика собеседника.
• Работа с агрессией и претензиями по телефону. Сохранение имиджа.
• Завершение телефонных переговоров.
• Сотовая связь. Автоответчик.

Планирование и организация рабочего дня секретаря и руководителя ? Постановка целей.

• Инвентаризация времени.
• Установление приоритетов.
• «Ловушки» при определении приоритетов
• Самоменеджмент: самомотивация, и самоконтроль.
• Поглотители времени.
• О мелочах.
• Организация рабочего места и личного трудового процесса.
• Составление и согласование рабочего графика с руководителем.
• Одновременно — несколько дел.
• Личный ассистент нескольких руководителей.

Заключительная часть: «Виват, Секретарь!».

Методы проведения:

• Психогимнастические упражнения.
• Проведение групповых дискуссий.
• Работа в малых группах.
• Ролевые игры.
• Запись на видео.
• Анализ сложных ситуаций.

Мы будем рады видеть вас на семинаре!

Регламент проведения

Авторы и ведущие

Дениса Ирина Викторовна. бизнес-тренер, имеет 14-летний опыт проведения семинаров и тренингов по темам бизнес-этикет, продажи, корпоративная культура, деловые коммуникации, телефонные переговоры, работа с клиентами, работа офис-менеджера, личного помощника, секретаря. Она является постоянным автором журналов «Генеральный директор», «Справочник секретаря и офис-менеджера» и др., периодически принимает участие в ТВ-передачах в качестве эксперта по деловой культуре

Лактюхина Елена. руководитель секретариата ЗАО «ГЕДЕОН РИХТЕР-РУС», преподаватель-практик, имеющий опыт организации работы секретариата с нуля, а также опыт внедрения электронного документооборота в компании.