Документооборот и архив в современной организации: Семинар

Программа семинара

Организация эффективного документооборота:

Виды бланков
Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа;
Понятие копии и подлинника 

• виды копий 
• порядок удостоверения и оформления копий. 

Текст документа. Общие требования.
Организационные документы (устав, положение, правил, инструкции) 
Информационно-справочные документы (акты, справки, объяснительные и докладные записки, письма, телеграммы и др.); 
Прием, доставка, отправка документов; 
Учет объема документооборота;
Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов 
Формы регистрации 
Контроль за сроками исполнения, технология ведения контроля; 
Особенности работы с финансовыми документами. Нормы времени на работы по созданию и обработке документации; 
Систематизация документов; 
Номенклатура дел:

•  виды,
•  работа с номенклатурой;

Правила формирования и ведения дел. Порядок выдачи и изъятия документов и дел в текущем делопроизводстве; 
Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу; 
Экспертиза ценности документов. Положение об экспертной комиссии; 
Оформление результатов экспертизы. Сдача дел в архив. 
Правовые и организационно методические вопросы работы архива предприятия
  Основные правила работы архивов
 Требования к организации архива организации

• Организация архива на предприятиях различных форм собственности.
•  Положение об архиве, должностные инструкции сотрудников архива.
•  Требования к  оборудованию архива

  Режим хранения.

• Режим доступа в архив
• Ответственность за состояние документального и архивного фонда.
• Перечни Требования к размещению, классификации и учету документов в архиве со сроками хранения и их применение.
• Обеспечение сохранности документов.

  Требования к помещению архива.

•  Размещение, классификация и учет документов в архиве.
• Ответственность за правильность формирования, оформления дел и обеспечение их сохранности

Научно-справочный аппарат (историческая справка, дело фонда, предисловие к описям). 
Информационно-справочная работа с документами архива. Составление паспорта ведомственного архива.

Требования к организации деятельности архива.

Основные правила работы архивов организаций. 
Ответственность за состояние документального фонда.
Штрафные санкции, налагаемые за несанкционированное уничтожение и гибель документов, несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного сроков хранения.
Правила формирования и оформления дел.
Организация архивохранилища.
Прием-передача документов на архивное хранение. 
Использование документов архива.

• Выдача документов для работы сотрудникам организации и во временное пользование, выдача дел в сторонние организации, правоохранительные органы.
• Выдача справок социально-правового характера.

Виды работ, необходимые для работы архива. 
Возможные меры

• Экспертиза ценности документов ведомственного архива.
•  Положение об Экспертной комиссии.
•  Организация ее работы.
•  Критерии отбора документов.
• Порядок проведения экспертизы ценности документов.
• Оформление результатов экспертизы. Составление описей дел постоянного и долговременного хранения, по личному составу.

Особеrнности передачи в архив и хранения финансовых документов.
Порядок выделения дел к уничтожению для восстановления поврежденных документов, оказание платных услуг.
Изъятие документов из архива. 
Работа с архивными запросами.

• Требования к составлению архивных справок, копий, выписок.
• Подготовка дел к передаче на государственное хранение.
• Составление исторической справки к документам.

Взаимоотношения с учреждениями системы федеральной архивной службы России.
Заключение договоров с госархивами. 
Право собственности на документы, передаваемые в государственный архив.

Организация электронного архива.

Нормативная база в области хранения документов на электронных носителях.
Понятие электронного архива. 
Технология внедрения электронного документооборота. 
Проблемы и возможные решения, отечественный опыт и опыт зарубежных стран. 
Особенности экспертизы ценности электронных документов. 
Требования к архивному хранению электронных документов: технологии защиты целостности и аутентичности, технологии поддержки миграции, форматы хранения. 
Электронный архив документов.
Создание и управление структурой архива электронных документов.
Хранение электронных документов различных форматов (pdt, doc, itf и др.).
Разделение прав доступа к документации. 
Система безопасности

Всем слушателям семинаров и тренингов выдаются  раздаточные материалы. Методические пособия могут быть как на бумажном, так и на электронном носителе.

По окончании семинаров и тренингов  все  участники получают именные сертификаты установленного образца.

Автор и ведущий семинара:

 Доронина Лариса Алексеевна    Кандидат экономических наук. Доцент кафедры ДИДОУ. Заместитель директора института информационных систем управления Государственного университета управления.