Организация архива с нуля на предприятиях различных форм собственности. Управление бумажными и электронными архивами: Повышение квалификации

Архив в деятельности организации

• Понятие архива организации. Задачи и функции архива
• Особенности организации архива на предприятиях различных форм собственности
• Условия создания архива организации в организациях с различной структурой и формами собственности
• Виды архивов и их функции
• Основные организационные документы архива
• Положение об архиве, должностные инструкции сотрудников
• Составление приказа о назначении ответственного за архив
• Обязанности, задачи и права архивных работников

Нормативно-правовая база в сфере архивного дела

• Новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (вступили в силу 21.09.2015).
• Законодательная и нормативно-методическая база архивной отрасли, особенности ее применения в организациях различных форм собственности
• Внутренняя нормативная база архива. Общие проблемы архивного хранения и их способы их решения. Совершенствование работы оперативных бумажных архивов

Составление номенклатуры дел организации

• Понятие номенклатуры дел, ее нормативное закрепление 
• Основные нормативные и методические документы о разработке номенклатуры дел
• Типы и виды номенклатур дел , общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
• Порядок утверждения и введение в действие номенклатуры
• Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве
• Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел

Экспертиза ценности. Организация работы экспертной комиссии

• Экспертная комиссия, порядок ее формирования, функции, организация работы
• Проведение экспертизы ценности документов
• Этапы экспертизы ценности документов
• Экспертная комиссия организации, функции и организация работы
• Документирование работы экспертной комиссии
• Рекомендации ИСО по организации экспертизы ценности и установлению сроков хранения бумажных и электронных документов

Правила формирования и оформления дел при сдаче в архив

• Правила передачи дел в архив организации
• Правила формирования и оформления дел при сдаче в архив
• Осуществление контроля за  правильным формированием, хранением и сдачей дел в архив
• Организация хранения и обеспечения сохранности дел в архиве

Составление и оформление описей дел

• Систематизация документов внутри дела
• Понятие описи дел, виды описей
• Порядок составления описей для различных категорий дел
• Составление описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

Использование перечня документов 

• Определение сроков хранения документов. Система перечней документов со сроками хранения
• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

Организация работы архива на предприятии

• Обеспечение сохранности документов архива, учет документов в архиве
• Оборудование архива, требования к помещениям
• Оптимальные условия режима  хранения архивных документов
• Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива
• научно-справочный аппарат архива

Использование документов архива

• Правила оформления и порядок выдачи архивных справок, копий, выписок, информационных писем по различным запросам 
• Технология поиска архивной информации
• Организация работы читального зала

Организация и создание электронного архива

• Электронный архив. Новые технологии организации электронного архива
• Современные средства автоматизации работы архивов организаций
• Техника и технологии электронных архивов
• Организация проекта создания электронного архива 
• Правила хранения, использования и уничтожения электронных документов
• Составление описи дел электронных документов
• Обеспечение надёжной и долговременной сохранности документов в электронном виде
• Архивное хранение электронных документов
• Форматы хранения. Примеры практического применения – опыт реализованных проектов

Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения

• Правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения
• Основные этапы работы уничтожения документов. Организационный этап
• Подготовка Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Внеофисное хранение документов

Посещение архива 

В фондах архива сосредоточены документы различных видов (отчеты о законченных научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработках, кино-, фото-, фоно-, видео- и телеметрические документы).

• вводная часть (история архива, цели, задачи, виды документов, хранящиеся в нем)
• экскурсия в хранилище научно-технической документации (НТД)
  • требования к оснащению архивов (температурно-влажностный режим, безопасность (охрана и сигнализация), шкафы/стеллажи)
  • оформление описей, номенклатур, регистрационный журнал, указатели
  • дело о рекордах Ю.А. Гагарина (подлинник)
  • особенности хранения НТД
• экскурсия в хранилище кино-, фото-, фоно-, видео документов
  • рассекречивание документов (основание, методика работы)
  • особенности хранения кино-, фото-, фоно- документов
  • особенности работы с кино-, фото-, видео-документами
  • оцифровка различных видов документов